1. Nhiệm vụ của CVHT

Trích Điều 4, Chương II, Quy định công tác Cố vấn học tập của Trường Đại học Giao thông vận tải (Ban hành kèm theo Quyết định số 2245/QĐ-ĐHGTGT ngày 31 tháng 10  năm 2014 của Hiệu trưởng Trường Đại học GTVT)

1.1. Tư vấn cho sinh viên đăng ký học tập

1.1.1. Tư vấn cho sinh viên của lớp phụ trách xây dựng kế hoạch học tập cho toàn khóa học; thời hạn đăng ký học, mức học phí, đăng ký học phần (học phần bắt buộc, học phần tự chọn, học phần tiên quyết) trong từng học kỳ một cách hợp lý để đảm bảo hoàn thành chương trình đào tạo của toàn khoá học. Theo dõi tình hình, kết quả học tập của sinh viên theo từng học kỳ để tư vấn cho sinh viên đăng ký, điều chỉnh kế hoạch học tập cho phù hợp.

1.1.2. Hướng dẫn sinh viên về quy trình đăng ký học tập. Ví dụ: mã số học phần, tên học phần, đăng ký lớp học phần, số lượng tín chỉ.... Tư vấn cho sinh viên để việc tăng, giảm học phần phù hợp với quy định của Trường, phù hợp với khả năng, điều kiện học tập của sinh viên, kiểm tra và xác nhận tư vấn của mình vào sổ đăng ký học tập.         

1.2. Quản lý, tư vấn và hỗ trợ sinh viên trong các hoạt động học tập, rèn luyện

1.2.1. Nắm vững nội dung chương trình đào tạo của các chuyên ngành. Tìm hiểu các quy chế của Bộ Giáo dục và Đào tạo, các quy định của nhà trường về quá trình học tập, rèn luyện của sinh viên và các qui chế, qui định trong công tác sinh viên để tư vấn, hỗ trợ sinh viên trong quá trình học tập, rèn luyện tại Trường.

1.2.2. Tiếp nhận thông tin của Nhà trường, các Khoa, Viện, Trung tâm QLSV, phòng ĐTĐH, phòng CTCT&SV cung cấp để thực hiện tốt các phương pháp quản lý sinh viên.

1.2.3 Tổ chức bầu hoặc kiện toàn ban cán sự lớp chuyên ngành vào đầu mỗi năm học, báo cáo lãnh đạo Khoa, Viện, Trung tâm QLSV công nhận bổ nhiệm.

1.2.4. Tổ chức đánh giá kết quả rèn luyện sinh viên: Phổ biến hướng dẫn thực hiện quy chế, chủ trì họp lớp đánh giá điểm rèn luyện cho từng sinh viên. Hoàn thành bảng tổng hợp đánh giá kết quả rèn luyện đúng thời gian quy định.

1.2.5. Khuyến khích, tạo điều kiện và tư vấn cho sinh viên tham gia các hoạt động học thuật, nghiên cứu khoa học, rèn luyện kỹ năng thu thập, xử lý thông tin, tiếp cận doanh nghiệp và các hoạt động văn, thể, mỹ lành mạnh, bổ ích.

1.2.6. Tổ chức họp lớp theo thời khóa biểu của Nhà trường, tìm hiểu và giải quyết những vấn đề nảy sinh đối với sinh viên, nhắc nhở những sinh viên có ý thực học tập chưa tốt.

1.2.7. Thông báo cho sinh viên về thời gian và địa điểm làm việc để sinh viên gặp  xin ý kiến tư vấn về các vấn đề trong học tập, rèn luyện (khuyến khích có hình thức làm việc qua internet để tiết kiệm thời gian, thông tin trao đổi được lưu giữ, nhiều sinh viên có thể cùng tham khảo).

1.2.8. Ghi chép đầy đủ nội dung họp lớp và thông tin sinh viên của lớp phụ trách vào Sổ công tác cố vấn học tập.

1.2.9. Giữ mối liên hệ thường xuyên với gia đình sinh viên (mẫu 3).

1.2.10. Tham gia đầy đủ hội nghị CVHT do Nhà trường, Khoa, Viện, Trung tâm QLSV tổ chức.

1.2.11. Thực hiện chế độ báo cáo bằng văn bản nộp cho Bộ môn và Khoa, Viện, Trung tâm QLSV sau khi tổ chức họp cuối học kỳ (1 lần/ 1 học kỳ- mẫu 4).

1.3. Thời gian và nội dung làm việc với lớp chuyên ngành của CVHT

1.3.1. Giữ mối liên hệ thường xuyên với lớp sinh viên để nắm tình hình lớp, mỗi tuần CVHT bố trí ít nhất 1 tiết để sinh viên được gặp hoặc tư vấn trao đổi, có thể bằng nhiều hình thức như: gặp trực tiếp, điện thoại, email …(chọn hình thức, địa  điểm thích hợp, thuận lợi cho sinh viên).

1.3.2. Hàng tháng làm việc với Ban cán sự lớp chuyên ngành, tổ chức họp lớp định kỳ theo thời khóa biểu của Nhà trường. Các buổi họp lớp cần ghi Biên bản họp vào Sổ công tác cố vấn học tập và nộp Báo cáo tình hình lớp sinh viên cho lãnh đạo Khoa, Viện, Trung tâm QLSV, cụ thể:

1.3.2.1. Họp đầu học kỳ I với các nội dung:

a. Công bố thành phần ban cán sự lớp do CVHT chỉ định (đối với các lớp năm thứ nhất) hoặc tổ chức họp lớp chuyên ngành bầu chọn ban cán sự lớp. Phân công nhiệm vụ cụ thể cho ban cán sự lớp. Thông báo cho sinh viên được biết về vai trò, trách nhiệm của CVHT đối với lớp sinh viên. Quy định thời gian, địa điểm sinh viên có thể gặp xin tư vấn hoặc trao đổi qua điện thoại, thư điện tử..v.v.

b. Tổ chức đánh giá kết quả rèn luyện sinh viên, đánh giá Cố vấn học tập theo kế hoạch của Nhà trường (đối với các lớp sinh viên từ năm thứ 2 trở đi).

c. Phổ biến công tác năm học và của học kỳ.

d. Phổ biến, hướng dẫn những nội dung cơ bản của các quy chế, quy định về học tập và rèn luyện của sinh viên, chú ý những bổ sung, thay đổi mới trong các quy định hiện hành. Hướng dẫn sinh viên tìm hiểu các thông tin trong cuốn “Sổ tay sinh viên”của Nhà trường.

e. Hướng dẫn những điều cần lưu ý về phương pháp học tập, nghiên cứu khoa học, tham gia các hoạt động đoàn thể, xã hội.

f. Các công việc khác theo yêu cầu quản lý của Nhà trường, Khoa, Viện, Trung tâm QLSV, Bộ môn có liên quan đến lớp (nếu có).

1.3.2.2. Họp cuối học kỳ I và II với các nội dung:

a. Sơ kết các nội dung đã thực hiện trong học kỳ. Tổ chức đánh giá kết quả rèn luyện sinh viên và đánh giá Cố vấn học tập theo kế hoạch của Nhà trường.

b. Thông báo những bổ sung, thay đổi trong quy định hiện hành.

c. Xét khen thưởng sinh viên (nếu có).

d. Các công việc khác theo yêu cầu quản lý của Trường, Khoa, Viện, Trung tâm QLSV có liên quan đến lớp (nếu có).

1.3.3. CVHT có thể làm việc đột xuất với Ban cán sự lớp, hoặc tổ chức họp lớp để giải quyết các công việc theo yêu cầu của Trường, Khoa, Viện, Trung tâm và lớp.

1.3.4. Đối với những sinh viên có hoàn cảnh đặc biệt, gặp khó khăn trong học tập và cuộc sống, CVHT cần quan tâm, giúp đỡ, động viên các em vượt qua khó khăn để hoàn thành kế hoạch học tập đã đặt ra.

1.4. Chế độ báo cáo

CVHT có trách nhiệm báo cáo định kỳ tình hình sinh viên của lớp phụ trách cho lãnh đạo Khoa, Viện, Trung tâm QLSV, Bộ môn PTCN với các nội dung sau:

1. Báo cáo tình hình sinh viên của lớp phụ trách (2 báo cáo/1 năm học (mẫu 4).

2. Báo cáo kịp thời các hiện tượng phát sinh trong sinh viên; các sinh viên gặp khó khăn cần được giúp đỡ. Đề nghị khen thưởng, kỷ luật sinh viên lớp phụ trách (mẫu 2).

3. Báo cáo về thời gian đi công tác hoặc nghỉ vì các lý do khác để Bộ môn PTCN và Khoa, Viện, Trung tâm QLSV cử người thay thế giải quyết công việc tạm thời. 

1.5. Quyền hạn của CVHT

1. Yêu cầu Ban cán sự lớp định kỳ hoặc đột xuất báo cáo tình hình mọi mặt của lớp để có biện pháp chỉ đạo kịp thời các hoạt động của lớp.

2. Đề nghị lãnh đạo Khoa, Viện, Trung tâm QLSV, Bộ môn và lãnh đạo các đơn vị chức năng cung cấp tài liệu cần thiết và các thông tin liên quan đến công tác CVHT.

3. Tham gia thảo luận, đề xuất ý kiến tại các cuộc họp Hội đồng các cấp có liên quan đến sinh viên của lớp phụ trách.

4. Tham gia Hội đồng khen thưởng kỷ luật cấp Khoa, Viện, Trung tâm QLSV và cấp Trường trong trường hợp cần thiết đối với sinh viên do lớp mình phụ trách. Khiếu nại kết quả đánh giá xếp loại CVHT nếu thấy kết luận của Hội đồng chưa thoả đáng.

5. Có quyền đề nghị Nhà trường khen thưởng, kỷ luật đối với sinh viên lớp mình phụ trách (mẫu 2).

6. Được cung cấp tài khoản để truy cập vào hệ thống theo dõi kết quả học tập của lớp sinh viên phụ trách.  

2. Quy trình thực hiện và quyền, nghĩa vụ của sinh viên trong công tác cố vấn học tập

v  Quy trình thực hiện

- Đầu năm học Hiệu trưởng ký Quyết định cử cán bộ, giảng viên làm công tác Cố vấn học tập cho các lớp sinh viên.

- Cố vấn học tập có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ theo quy định tại Điều 4, Chương II, Quy định công tác CVHT của trường Đại học GTVT.

v  Quyền và nghĩa vụ của sinh viên

- Sinh viên có quyền tìm đến Cố vấn học tập của lớp để xin ý kiến tư vấn về các vấn đề liên quan trong quá trình học tập, rèn luyện tại Trường.

- Cuối các kỳ học, sinh viên có quyền và trách nhiệm tham gia đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của Cố vấn học tập theo kế hoạch của Nhà trường.